2 Tugas

TUGAS

1.   MENJELASKAN  SECARA UMUM DARI TATA KERJA / METODE

Tata kerja atau metode adalah satu cara bagaimana (how) agar sumber – sumber dan waktu yang tersedia dan amat diperlukan dapat dimanfaatkan dengan tepat sehingga proses kegiatan manajemen dapat dilaksanakan dengan tepat pula.

2.    PENJELASAN TENTANG TUJUAN DARI PEMAKAIAN TATA KERJA YANG TEPAT

a) Menghindari terjadinya pemborosan di dalam penyalahgunaan sumber-sumber dan waktu yang tersedia.
b) Menghindari kemacetan-kemacetan dan kesimpangsiuran dalam proses pencapaian tujuan.
c) Menjamin adanya pembagian kerja, waktu dan koordinasi yang tepat.

3.    JELASKAN HUBUNGAN ANTARA MANAJEMEN DAN TATA KERJA

Manajemen : Menjelaskan perlunya ada proses kegiatan dan pendayagunaan sumber-sumber serta waktu sebagai factor-faktor yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan demi tercapainya tujuan.

Tata Kerja : Menjelaskan bagaimana proses kegiatan itu harus dilaksanakan sesuai dengan sumber-sumber dan waktu yang tersedia.

Hubungan Timbal Balik Antara Organisasi dan Metode (Tata Kerja) Dengan adanya metode atau tata kerja dalam organisasi sehingga pada proses kegiatan dapat menyusun perencanaan kerja, dengan lebih terkoordinir dalam membentuk sekelompok manusia yang melakukan kerjasama dengan memanfaatkan waktu yang ada dengan sebaik-baiknya dan tepat dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

 Sehingga hubungan timbale baliknya juga sangat baik. Penggambaran diatas telah jelas memberikan keterangan bahwa Organisasi, Manajemen, dan Tata Kerja ( Metode ), bila semuanya terurut dan dilaksanakan dengan benar, maka secara otomatis suatu tujuan Organisasi pun akan tercapai

4.    JELASKAN DEFINISI BENTUK ORGANISASI MENURUT BEBERAPA AHLI MANAJEMEN

1) Organisasi adalah sebuah unit sosial yang dikoordinasikan secara sadar, terdiri atas dua orang atau lebih dan yang relatif terus-menerus guna mencapai satu atau serangkaian tujuan bersama (Robbins dan Judge, 2008:5).

2) Organisasi adalah suatu wadah yang dibentuk untuk mencapai tujuan bersama secara efektif (Wibowo, 2007:1).

3) Organisasi adalah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur, dan terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja (Hasibuan, 2004:120).

ROSENZWEIG
Organisasi dapat dipandang sebagai :

• Sistem sosial, yaitu orang-orang dalam kelompok
• Integrasi atau kesatuan dari aktivitas-aktivitas orang-orang yang bekerja sama
• Orang-orang yang berorientasi atau berpedoman pada tujuan bersama

 MATTHIAS AROEF
Suatu organisasi terjadi apabila sekelompok orang bekerja bersama sama untuk mencapai tujuannya

 PFIFFNER dan SHERWOOD
Organisasi sebagai suatu pola dari cara-cara dalam mana sejumlah orang yang saling berhubungan, bertemu muka, secara intim dan terkait dalam suatu tugas yang bersifat kompleks, berhubungan satu dengan yang lainnya secara sadar, menetapkan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan semula secara sistematis 

BAKKE

Organisasi merupakan  sebuah sistem yang kontinue dari penggunaan, pemindahan aktivitas-aktivitas manusia yang dibebankan dan dikoordinasikan, sehingga membentuk suatu kumpulan tertentu yang terdiri dari manusia, material, kapital, gagasan, dan sumber daya alam ke dalam suatu keseluruhan pemecahan persoalan

 ALLEN
Organisasi adalah suatu proses identifikasi dan pembentukan serta pengelompokan kerja, mendefinisikan dan mendelegasikan wewenang maupun tanggung jawab dan menetapkan hubungan – hubungan dengan maksud untuk memungkinkan orang-orang bekerjasama secara efektif dalam menuju tujuan yang ditetapkan.

analisis : organisasi itu memiliki sebuah kelompok yang terstruktur demi tujuan yang sama

5.     JELASKAN APA YANG DIMAKSUD DENGAN RENTANG KENDALI

Rentang Kendali adalah jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin dan dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Rentang Kendali (span of control) sangat perlu dalam pengorganisasian, karena berhubungan dengan pembagian kerja, koordinasi, dan kepemimpinan seorang pemimpin (manajer).

Rentang Kendali diperlukan dalam suatu organisasi karena adanya “limits factor(keterbatasan)” manusia, yaitu keterbatasan waktu, pengetahuan, kemampuan, dan perhatian.

1.     Keterbatasan waktu, artinya bahwa pada saat yang bersamaan seorang pemimpin melakukan pekerjaan yang beraneka macam.

2.     Keterbatasan pengetahuan, artinya bahwa seorang pemimpin tidak mungkin dapat mengetahui semua pekerjaan dalam perusahaan karena itu perlu diadakan pembagian pekerjaan kepada bawahannya.

3.     Keterbatasan kemampuan, artinya bahwa seorang pemimpin perusahaan kemampuannya terbatas, karena itu perlu diadakan batas jumlah bawahan langsungnya.

4.     Keterbatasan perhatian, artinya bahwa seorang pemimpin terbatas perhatiannya, ia tidak dapat memperhatikan semua masalah yang dilakukan bawahannya sehingga perlu diadakan pembatasan jumlah bawahan langsung yang dipimpinnya.

Ada dua kelompok faktor yang harus diperhatikan dalam menentukan berapa sebaiknya jumlah pejabat bawahan yang langsung dapat dipimpin dengan baik oleh seorang pejabat atasan tertentu :

v Faktor Subyektif ialah faktor yang melekat pada pejebatnya :

Ø Kepandaian

Ø Pengalaman

Ø Kesehatan

Ø Umur

Ø Kejujuran

Ø Keahlian

Ø Kecakapan , dan lain-lain

v Faktor Objektif ialah faktor yang berada di luar pejabatnya :

Ø Corak pekerjaan

Ø Jarak antar para pejabat bawahan

Ø Letak para pejabat bawahan

Ø Stabil labilnya organisasi

Ø Jumlah tugas pejabat

Ø Waktu penyelesain pekerjaan

Pedoman lainnya yang dapat dipakai untuk menemukan rentang kendali mencakup beberapa factor yang berhubungan dengan situasi, bawahan, atasan, yang secara singkat dapat ditunjukkan sebagai berikut :

1.     Factor-faktor yang berhubungan dengan situasi. Rentang kendali dapat relative melebar bila :

a.     Pekerjaan bersifat rutin.

b.     Operasi-operasi stabil.

c.      Pekerjaan bawahan sejenis.

d.     Bawahan dapat bekerja tidak tergantung satu dengan yang lain.

e.     Prosedur-prosedur dibuat secara baik dan telah diformalisasi.

f.       Pekerjaan tidak membutuhkan tingkat pengawasan yang tinggi.

2.     Factor-faktor yang berhubungan dengan bawahan. Rentang kendali dapat relative melebar bila :

a.     Bawahan adalah terlatih baik untuk pekerjaan tertentu.

b.     Bawahan lebih senang bekerja tanpa pengawasan ketat.

3.     Factor-faktor yang berhubungan dengan atasan. Rentang kendali dapat relative melebar bila :

a.     Manajer adalah terlatih baik dan berkemampuan tinggi.

b.     Manajer menerima bentuan dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan pengawasannya.

c.      Manajer tidak mempunyai kegiatan-kegiatan tambahan selama pengawasan dilaksanakan.

d.     Manajer lebih mempunyai gaya pengawasan  yang lepas daripada ketat.

Pejabat atasan yang pandai, cakap ataupun ahli dapat memimpin sejumlah pejabat bawahan yang lebih banyak dibanding dengan pejabat atasan yang masih kurang kepandaiannya, kecakapannya ataupun keahliannya.

Pejabat atasan yang telah berpengalaman tentunya dapat memiliki sejumlah pejabat bawahan langsung yang lebih banyak dibanding dengan pejabat atasan yang belum berpengalaman.

Pejabat atasan yang memiliki kesehatan jasmani ataupun rohani tentunya dapat memimpin sejumlah pejabat bawahan yang lebih banyak dibanding dengan pejabat atasan yang kurang kesehatannya. Pejabat yang sehat mampu bekerja dengan baik, setiap hari dapat masuk kerja sehingga dapat mengontrol, dengan baik, dapat menjadi teladan kerja para pejabat bawahannya.

Pajabat pimpinan yang berusia 25-60 tahun kemampuan kerjanya sedang tinggi maka pejabat berusia demikian  dapat memimpin sejumlah bawahan yang lebih banyak dibanding dengan pejabat atasan yang telah berusia lebih lanjut misalnya 65 tahun atau lebih.

Pejabat atasan yang memiliki sifat jujur tentunya baik apabila diserahi sejumlah bawahan yang banyak dibanding dengan pejabat atasan yang tidak jujur. Biasanya apabila pejabat atasannya jujur maka akan berpengaruh jujur pula pada bawahannya.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa apabila factor subyektif dalam keadaan baik maka rentangan control dapat luas, sedang bila factor subyektif dalam keadaan kurang baik maka rentangan control sebaiknya sempit.

Apabila corak pekerjaan para pejabat bawahan itu satu macam maka lebih muda dipimpin, maka jumlah pejabat bawahan langsung dapat lebih banyak dibanding dengan apabila mereka melakukan pekerjaan-pekerjaan yang bercorak aneka ragam. Karena pejabat bawahan yang melakukan pekerjaan yang bercorak aneka ragam lebih sukar bagi pimpinan untuk memimpinnya.

Sebagai contoh misalnya perbandingan jumlah pejabat bawahan yang harus di awasi oleh pengawas yang bekerja pada proyek pembangunan bendungan tentunya tidak akan dapat dipaksakan sama dengan jumlah pejabat bawahan yang diawasi oleh seorang pengawas yang bekerja dalam pembangunan perbaikan jalan. Pada proyek pembangunan bendungan, corak pekerjaan sangat beraneka macam sehingga lebih sulit mengawasinya, sedang pada proyek perbaikan jalan macamnya pekerjaan tidak banyak dan bersifat lebih sederhana. Maka pengawas pada proyek pembangunan bendungan harus memiliki sejumlahpajabat bawahan langsung yang lebih sedikit, sedang pengawas pada proyek perbaikan jalan dapat memiliki sejumlah pejabat bawahan langsung yang lebih banyak.

Jumlah pejabat bawahan bagi seorang pejabat atasan itu dapat banyak apabila pekerjaan yang dilakukan oleh para pejabat bawahan itu termasuk pekerjaan yang tidak memerlukan waktu lama untuk penyelesaiannya, sebaliknya apabila untuk tiap-tiap pekerjaan yang harus dikerjakan oleh para pejabat bawahan itu selalu memakan waktu yang lama sehingga pejabat atasan harus selalu mengontrol beberapa kali atau membimbing beberapa kali maka sebaiknya jumlah yang dipimpin oleh pejabat atasan itu sedikit saja.

 Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa apabila :

v Corak pekerjaan pejabat bawahan itu semacam rentangan control luas, sedang               apabila corak pekerjaan para pejabat bawahan itu aneka ragam rentangan                       control sempit.

v  Jarak atau letak para pejabat bawahan itu berdekatan rentangan control luas,                  sedang apabila jarak atau letak para pejabat bawahan itu saling berjauhan                      rentangan control sempit.

v Apabila organisasi masih labil rentangan control sempit, tetapi apabila                            organisasi telah stabil rentangan control luas.

v Apabila jumlah tugas pokok pejabat atasan itu banyak rentangan control                         sempit demikian pula apabila jumlah tugas bagi para pejabat bawahan masing-               masing berjumlah sebanberjumlah banyak, rentangan control sempit

v Apabila waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekkerjaan itu singkat,                 rentangan control luas, sebaliknya apabila waktu yang diperlukan untuk                         menyelesaikan tiap pekerjaan itu lama rentangan control sempit.

RENTANG KENDALI VERSUS LEVEL ORGANISASI

            Rentang kendali bertentangan dengan level ( tingkatan) struktur organisasi. Jika rentang kendali semakin banyak maka level organisasi semakin pendek dan bagan organisasi (organization chart) melebar atau tingkatan-tingakatan organisasi semakin pendek. Jika rentang kendali (rentang manejemen) semakain sedikit maka level organisasi semakin panjang (tingkatan-tingkatan) organisasi semakin banyak.

Apa saja kebaikan atau keburukan rentang kendali yang banyak melebar?

Kebaikannya :

1.     Tingkatan-tingkatan manejer sedikit, biaya-biaya relative kecil karena yang mendapat tunjangan jabatan semakin sedikit.

2.     Jalur perintah dan tanggung jawab pendek, sehingga komunikasi efektiv karena hambatan-hambatan komunikasi akan lebih mudah di atasi.

3.     Hambatan birokrasi dapat di hindarkan, karena tidak terlalu banyak pejabat yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu pekerjaan/urusan.

4.     Departemen-departemen organisasi sedikit.

Keburukannya :

1.     Koordinasi sulit dilakukan sebab mengkoordinasi bawahan yang banyak lebih sulit daripada mengkoordinasi bawahan yang sedikit.

2.     Pengerahan, pembinaan, pengendalian kurang efektiv.

3.     Spesialisasi tugas kurang mendalam.

Apa kebaikan dan keburukan rentang kendali sedikit level organisasi yang panjang?

Kebaikannya  :

1.     Koordinasi  relative lebih mudah dilakukan, karena bawahan sedikit.

2.     Pengarahan, pembinaan, dan pengendalian akan lebih efektive.

3.     Spesialisasi tugas akan lebih mendalam.

4.     Kerja sama, hubungan, dan kedisiplinan akan lebih baik.

Keburukannya :

1.     Biaya lebih banyak, karena semakin banyak pejabat yang mendapat tunjangan jabatan

2.     Birokrasi semakin panjang, karena semakin banyak pejabat yang dilalui untuk menyelesaikan suatu tuga.

3.      Jalur perintah dan tanggung jawab lebih panjang, sehingga kurang efektiv.

JENIS JENIS AUTHORITY (WEWENANG)

Line authority adalah fungsi-fungsi yang mempunyai tanggung jawab langsung atas tercapainya tujuan perusahaan.

Staff authority adalah fungsi yang tidak menyumbangkan secara langsung pencapaian tujuan perusahaan, tetapi melakukannya secara tidak langsung dengan membantu dan memberikan fasilitas, saran kepada pelaksanaan fungsi lini.

Functional authority adalah hak untuk memerintah bagian-bagian yang lain sepanjang mengenai hal-hal yang khusus. Misalnya mengenai prosedur-prosedur, proses, metode-metode kerja, baik yang dimiliki oleh manejer lini ataupun staff authority.

6.    JELASKAN KEBAIKAN & KEBURUKAN DARI BENTUK – BENTUK ORGANISASI

1.     Organisasi Lini

Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang didalamnya adanya batasan yang jelas antara pimpinan dan bawahan. Pimpinan bertanggung jawab atas segala kegiatan organisasi dan mempunyai hak untuk mengambil keputusan dan wewenang lalu, bawahan harus mematuhinya. 
Kekurangan dari organisasi lini adalah kurangnya seorang pimpinan yang berpengalaman dan berpengetahuan luas, adanya kecenderungan untuk seorang pimpinan untuk bertindak otoriter/dictator,dalam pengembangan suatu bawahan kurang mendapat perhatian, karena mereka tidak pernah diikutsertakan dalam pengambilan keputusan dan kurang bebas dalam melakukan tindakan.

Tabel 1. Kebaikan dan Keburukan Organisasi Bentuk Lini
no	Kebaikan	no	Keburukan
1	Kesantunan perintah dan kesatuan pimpinan terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada dalam satu tangan.	1	Koordinasi antar anggota biasanya sulit karena mereka bertanggung jawab kepada superiornya saja.
2	Garis pimpinan berjalan secara tegas, karena pimpinan langsung berhubungan dengan anggotanya.	2	Overall planning sulit karena anggota hanya merasa terikat kepada atasan langsung.
3	Proses pengubahan keputusan dapat berjalan dengan cepat.	3	Dapat timbul birokrasi yang beku, petunjuk harus memulai beberapa hierarki.
4	Cepat termonitor mana anggota yang cakap atau kurang, rajin atau malas.	4	Pembagian kerja kurang terkhususkan sehingga keuntungan spesialisasi tidak ada, kesempatan para anggota untuk berkembang terbatas.
5	Rasa solidaritas anggota cukup baik karena saling mengenal.	5	Kerja sama antar bagian kurang erat.
		6	Seluruh organisasi terlalu tergantung pada satu orang, sehingga seseorang itu tidak mampu maka seluruh organisasi terancam kehancuran.
	Sumber : Supardi dan Anwar,2000

a.     Organisasi lini dan Staff
Perpaduan antara struktur organisasi garis dengan struktur organisasi fungsional dengan bantuan staff. Keburukan Organisasi Lini dan Staf, yaitu :
Struktur organisasinya sangat rumit, adanya kemungkinan pimpinan staf melampaui batas kewenangannya, dan perintah lini dan perintah staf sering membingungkan anggota organisasi karena kedua jenis hirarki sering tidak seirama dalam memandang sesuatu .

b.     Organisasi Fungsional
Organisasi Fungsional adalah organisasi yang susunannya berdasarkan atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut,Dalam organisasi ini seorang tenaga kerja tidak hanya bertanggung jawab kepada satu atasan saja. Pada organisasi ini pemimpin berhak memerintahkan kepada para tenaga kerja/para karyawannya, selama masih dalam hubungan pekerjaan.Sehingga seorang pekerja dapat saja diperintah oleh lebih dari satu atasan sesuai dengan keahliannya.

Kelebihannya :
Karena masing – masing divisi dalam management lebih terfokus dalam menggarap satu bidang saja, sehingga memunculkan orang – orang yang benar – benar berkompeten di bidang tersebut. Keprofesionalitasan dalam bidang ini menjadi salah satu indikator bagaimana organisasi pada umumnya dan masing – masing divisi dalam suatu organisasi pada khususnya berjalan dan sesuai dengan programyang telah dijalankan. Lebih bisa mencapai hasil yang maksimal dalam jalur – jalur garis besar program perusahaan yang benar untuk menghindari jika ada kesalahan yang mendasar dalam perusahaan, perusahaan dapat cepat menyelesaikannya.

1. perusahaan lebih produktif
Dengan struktur yang baik dalam bekerja menyebabkan para pekerja semakin giat dalam menjalankan pekerjaannya guna mencapai hasil yang terbaik.

2. Memunculkan inovasi – inovasi baru
Karena banyaknya orang – orang yang benar berkompeten di bidang masing – masing bidang, maka akan banyak timbul ide – ide dan kreatifitas serta inovasi – inovasi sehingga perusahaan tidak jalan di tempat dan deadlock bahkan varietas perusahaan menjadi kian beragam.

3. Perusahaan lebih bisa berkembang dan maju
Seiring munculnya banyak inovasi – inovasi baru maka perusahaan pun akan cepat berkembang dengan memaksimize setiap tujuan perusahaan dalam mencapai profityang diharapkan oleh perusahaan.

KELEMAHAN
Karena banyaknya orang ahli dan kompeten di bidangnya maka muncul konflik – konflik baik vertikal maupun horizontal, banyaknya orang ahli di masing – masing bidang menimbulkan seringnya gesekan – gesekan opinion maupun ide sangat sering terjadi yang bisa mengganggu stabilitas perusahaan.

1. Sulitnya mengontrol perusahaan karena banyaknya bidang dan divisi serta “ ilmuwan – ilmuwan “ di masing – masing bidangnya. Yang akhirnya harus merekrut dewa pengawas perusahaan-perusahaan dalam setiap bidang.

2. Penyimpangan – penyimpangan jadi sulit terlacak dan lebih sering terjadi yang bukan mustahil menimbulkan kerugian yang besar pada perusahaan. Karena banyaknya bidang dan divisi yang harus dikontrol sehingga pengawasanpun menjadi lemah.

3. Sulit mencari figur pimpinan karena banyaknya orang – orang yang ahli dan berkompeten di bidangnya sehingga sangat sulit menilai karena kedudukan dan peranan yang sama dalam perusahaan.

4. Muncul persaingan yang tidak sehat karena masing –masing merasa ahli dan berperan dalam perusahaan. Untuk itu perusahaan harus selektif dalam mencari para ahli dalam setiap bidangyang dipegang.

Suatu organisasi baik itu organisasi formal maupun informal dalam melakukan segala aktivitasnya pastilah terdapat hubungan diantara orang-orang yang melaksanakan aktivitas tersebut. Semakin banyak aktivitas yang dilakukan, maka akan semakin kompleks juga hubungan yang terjalin. Untuk mengatasi masalah itu,maka dibuatlah stuktur organisasi yang menggambarkan hubungan antar kelompok/bagian.

Contohnya seperti pada institusi pendidikan. Institusi pendidikan berarti sebuah lembaga atau organisasi yang berfokus pada pengembangan pendidikan.Agent-agent yang berperan diantaranya adalah tenaga pengajar (guru, dosen), tenaga pendukung (pegawai administrasi, petugas kebersihan, dan lainnya), dan anak didik (siswa, mahasiswa). 

Umumnya lembaga/institusi pendidikan ini menggunakan struktur organisasi garis dan fungsional. Organisasi fungsional dan garis adalah bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian di bawahnya yang mempunyai keahlian tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang koordinasinya tetap diserahkan kepada kepala bagian

.Dapat digambarkan sebagai berikut :

Jadi,masing-masing kepala bagian memiliki spesialisasi kerja dan memiliki wewenang untuk betindak/melakukan sesuatu sesuai dengan bidangnya namun wewenang tertinggi tetap dipengang oleh pucuk pimpinan. Namun bentuk organisasi fungsional dan garis ini memiliki kekurangan yaitu :

- dengan adanya spesialisasi/pembagian kerja, hal ini dapat memberikan kejenuhan kepada anggotanya. Misalkan seorang guru bertahun-tahun mengajar pelajaran yang sama, maka hal ini akan menimbulka. kejenuhan.
- Anggota tidak dapat melakukan koordinasi dengan anggota lain. Karena spesialisasinya saling berbeda. Selain itu juga pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena dalam suatu bagian dikoordinasikan oleh lebih dari 1 orang.

Sumber TUGAS:

https://siregarsiti.wordpress.com/2014/10/03/hubungan-organisasi-management-dan-tata-kerja/

https://fandyaditya63blog.wordpress.com/2014/10/04/definisi-bentuk-organisasi-menurut-beberapa-ahli-manajemen/

http://karina-gita.blogspot.co.id/2012/03/rentang-kendali.html

http://jaenamuhamad.blogspot.co.id/2012/11/kebaikan-keburukan-bentuk-bentuk.html